たまっていくメールに、
AIの価値を加える。
企業に蓄積されるメールと添付ファイルを統合管理し、AIで必要な情報をより速く見つけて活用します。メールは企業の最も強力なデータがたまる場所でありながら、最も活用されていない場所でもあります。
動画で見るMailInsight
第1編はメールと添付ファイルをどう保管し、探し、守るのかを1分で紹介します。第2編は担当者が代わっても前任者の記録で協議を引き継ぐ様子を1分15秒でお見せします。
“前回いくらで提案して、お客様は何と言っていた？”
質問一つで十分です。
- 前回いくらで提案して、お客様は何と言っていた？
- 退職した山田さんはA社にいくらで価格提案した？
- 3年前にA社へ送った公文書を探して
広告メール、認証コード、各種通知書、自動通知のように検索の妨げになるメールは除外し、実際の業務に必要なメール・添付ファイル・取引先・担当者・日付を整理して表示します。本文はもちろん添付ファイルの内容までAIが探し、根拠となるメールとともに答えます。
たまるメールは重複排除・圧縮を経て保管され、
AIがその中から必要な答えを見つけ出します。
ジャーナリング・リレー・APIで、受信・送信メールと添付ファイル、外部リンク共有ファイルまで一か所に集めます。
重複を排除し圧縮して、企業ポリシーに沿って長期保管します。容量の負担なく、数年分をそのまま残します。
広告・認証コード・通知書・業務メールを分類し、質問に関連する根拠メールと添付を先に探して回答に活用します。
一般ユーザー・監査担当者・管理者それぞれの権限と役割に合った画面とインサイトを提供します。
メールが増えるほど、問題は
セキュリティ・運用・証跡・業務活用に分かれて大きくなります。
たくさん保存するための製品ではありません。企業のメール環境で繰り返される問題を観点別に整理し、解決します。
POP3・PSTで個人PCに保存されたメール、退職者や外勤者に散らばった履歴、追跡されない添付の持ち出し。ゲートウェイを通過したなりすましメールの判断は、個人だけに委ねられています。
大容量のメールボックスと添付が蓄積し、重複メールや繰り返しの添付でメールサーバー・バックアップ容量と管理負担が増え続けます。
期限切れの外部リンクファイル、抜け落ちた契約・見積・発注の添付、監査時に見つからない原本メール。証明すべき瞬間に、資料が消えています。
数年前のメールや添付が必要でも無制限のメールボックスは与えられず、広告・認証コード・通知書に紛れて、古い業務メールや重要な顧客からの返信を見逃します。
メールを安全に保管し、
再び活用できるように整理します。
長期保管、高速検索、権限に基づく活用が可能な情報資産に変換します。従来のアーカイブ機能を含みながら、活用価値を広げます。
重要なメールと添付ファイルを、中央で安全に保管します。
広告メール、認証コード、通知書、業務メールを区別し、必要なメールだけを素早く見られます。
古いメール、顧客履歴、添付ファイルを、必要なときに自然言語で探せます。
保管された履歴と照合し、送信元アドレスや要求内容がいつもと違うメールを知らせます。
監査担当者と管理者が、必要な証跡、危険なメール、組織のメールの流れを確認できます。
同じデータが、役割ごとに異なる答えになります。
「返信が必要なメールのうち、まだ返信していないものを探して」— 各自の権限の中で、見積、顧客とのやり取り、業務履歴を素早く探せます。
「外部に送られた、個人情報を含む可能性のあるメールと添付の証跡を確認して」— 原本メールと添付の証跡、機密情報を含むメールを確認します。
「直近3か月でクレームと判断される顧客メールを取引先別にまとめて」— 組織のメールの流れ、取引先の関係網、リスクの兆候を一目で把握します。
フィッシングは、メール1通を見るだけでは
見分けられません。
なりすましメールには、マルウェアもリンクもありません。ゲートウェイは「このメールは危険か」を見ますが、なりすましは「この送信者はいつもと同じか」を見なければなりません。いつもと違うことに気づくには、いつもを覚えている必要があります — MailInsightは、その取引先と数年間やり取りしたメールを知っています。
なりすましメールに、悪意ある添付はありません。
送信直前に作られたドメインは、まだ登録されていません。
攻撃者が自分で登録したドメインのため、認証は正常に通過します。
世界共通の基準にすぎず、自社の取引履歴はありません。
※ MailInsightは事前遮断型のゲートウェイではありません。すでに受信・保管されたメールから異常の兆候を見つけてユーザーと管理者に知らせ、既存のゲートウェイと併用します。長く保管してきた組織ほど、基準は正確になります。
散らばったメールが、
AIが読む会社の記録になります。
契約条件、顧客の要望、意思決定の根拠 — 会社の本当の業務の文脈は、その多くがメールと添付ファイルに残ります。文書として整理されていないこのデータを収集・精製・構造化して企業メールナレッジDBをつくり、AIが一般的な知識ではなく、自社の実際の記録の上で答えるようにします。
メールを探して分析する処理は、お客様のシステム内で行われます。外部AIには回答文を生成するときだけ、質問に関連する部分のみが渡されます。
AI機能をオフにすると、保管・検索・監査証跡だけを提供する純粋なメールアーカイブとして動作し、外部には何も送信しません。
社員は自分のメールだけ、監査担当者・管理者は承認された範囲だけを見ます。AIもユーザーの権限の中でだけ答えます。
すべての回答は、根拠となった原本メールとともに表示されます。要約を信じる代わりに、原本を開いて確認できます。
アカウントが削除されてもメールは残り、業務を引き継ぐ人が進行中の案件と添付を探せます。引き継ぎと監査対応にそのまま使えます。
既存のメールサーバーの横にコピーを保管する方式のため、メールのやり取りの方法は変わりません。メールボックスを空にしても、過去のメールと添付はそのまま探せます。
Email is just the beginning.
企業の重要な業務記録は、メールだけに残るわけではありません。MailInsightはメールから始め、今後はメッセンジャー・会議・通話など多様な業務コミュニケーションを一つのCompany Memoryとしてつなぐ方向へ発展していきます。
現在対応
メールと添付ファイルを保存し、検索・分析します。
今後の方向性
今後の方向性
今後の方向性
今後の方向性
※ 現在提供している機能はメールを対象としています。Message・Meeting・Voice・AI Conversationは今後の方向性であり、提供時期は未定です。